Maximiza la eficiencia de la gestión de contratos en el Sector Educativo

Las instituciones educativas que utilicen VLDOC se beneficiarán de la posibilidad de localizar documentos mucho más rápido, al tiempo que los almacenan en un repositorio basado en la nube que cumple con la normativa y los protege del acceso no autorizado tanto interno como externo.

Almacene y organice de forma segura los contratos universitarios, los acuerdos con proveedores y la propiedad intelectual en un repositorio central basado en la nube y alojado de forma segura en AWS. Los permisos de lectura/escritura proporcionan una capa adicional de seguridad al permitirle segmentar el acceso a los documentos por función o departamento.

• Estandarice la creación, negociación, ejecución y almacenamiento de contratos en todas las facultades y departamentos.
• Configure permisos basados en funciones para permitir que las distintas partes interesadas accedan a lo que necesitan, al tiempo que restringe quién puede ver, editar o localizar un contrato específico.
• Haga una copia de seguridad de su repositorio en cualquier momento para garantizar que los documentos críticos para el negocio nunca se pierdan.

Elimine el tiempo que los empleados dedican a buscar documentos con funciones de búsqueda que realmente funcionan. Con funciones de búsqueda avanzadas y paneles personalizables, puede estar seguro de que el rector, el presidente y los decanos de la universidad podrán obtener rápidamente la información que necesitan.

• La tecnología OCR avanzada facilita la búsqueda en documentos escaneados de nombres de proveedores, entregables, fechas de vencimiento y mucho más.
• Realice un seguimiento sencillo de los proveedores, los servicios y los entregables en todos los departamentos de la universidad y evite la duplicación de contratos.
• Clasifique los documentos y cree un enfoque sistemático para la gestión de contratos en todas las facultades y departamentos.
• Cree paneles personalizables basados en funciones para ayudar a los responsables de la universidad, los departamentos de abastecimiento, adquisiciones y jurídico a obtener la información específica que necesitan sobre los contratos.

Las universidades y facultades gestionan un gran volumen de productos y servicios en múltiples centros, por lo que realizar un seguimiento de las fechas clave y las obligaciones contractuales puede suponer un reto. Con las alertas y recordatorios personalizables de VLDOC, los centros pueden planificar con mucha antelación las próximas fechas de vencimiento, los periodos de precios promocionales y las fechas de servicio.

• Asegúrese de que los gestores de contratos y los equipos jurídicos se adelanten al calendario asignando alertas y recordatorios antes de las fechas importantes de los contratos o servicios.
• Aumente la productividad de las compras configurando recordatorios para las renovaciones de contratos, las entregas y las fechas de pago.
• Las vistas del calendario ofrecen a los responsables de las universidades una visión global de las fechas clave de los contratos y las entregas.

No todos los empleados necesitan el mismo nivel de acceso a documentos específicos. Con los roles y permisos de usuario, el rector puede tener acceso a todos los contratos de la universidad, mientras que los decanos pueden tener acceso limitado a los documentos relacionados con una facultad específica. Al asignar roles y permisos de usuario, las facultades pueden gestionar el riesgo y asegurarse de que los contratos no caigan en manos equivocadas.

• Gestione los roles y el acceso a los contratos por persona, departamento o facultad; asigne permisos fácilmente con un simple clic.
• Personalice los permisos y restrinja el acceso a documentos e información confidenciales.
• Mantenga a todos los equipos informados con acceso a toda la universidad.

Sabemos que la gestión de contratos es solo un componente del proceso de adquisición de su universidad, por lo que facilitamos la integración de VLDOC con otras soluciones educativas que respaldan las operaciones de su centro.

• Firme documentos más rápidamente e importe documentos ejecutados con la integración bidireccional de DocuSign.
• Aumente la productividad y reduzca los gastos administrativos
• Transfiera contratos sin problemas entre VLDOC y otras bases de datos universitarias.

El software de gestión de contratos de VLDOC ayuda a las universidades a:

• Mejorar el ciclo de vida de los contratos al permitir la colaboración entre los departamentos jurídico, financiero, de adquisiciones y la dirección de la universidad.
• Mantener la visibilidad de los proveedores y suministradores que prestan servicios a la universidad y evitar la duplicación de contratos entre departamentos.
• Proteger los contratos, la información confidencial y la propiedad intelectual frente a violaciones de datos externas y accesos internos no autorizados.

No se pierda nunca la fecha de vencimiento o la renovación automática de un contrato: las alertas y recordatorios personalizables ayudan a todos los departamentos a estar al tanto de las fechas clave de los contratos.
La educación superior suele implicar un gran volumen de contratos con proveedores, y la gestión de estos documentos en múltiples facultades y departamentos puede suponer un reto. No es raro que varios departamentos universitarios firmen contratos con el mismo proveedor para el mismo servicio. Cuando diferentes facultades y departamentos operan de forma aislada, esto puede dar lugar a riesgos innecesarios y a costosos problemas a largo plazo.

VLDOC evita esto ayudando a los departamentos universitarios distribuidos a colaborar en la gestión de contratos desde un repositorio centralizado basado en la nube. Con herramientas como el control de versiones, los registros de auditoría, las funciones y permisos de los usuarios, las herramientas de búsqueda inteligente y los informes personalizables, los departamentos de cualquier institución educativa pueden gestionar un ciclo de vida de los contratos más eficiente y productivo con el software de gestión de contratos educativos.

Con miles de empleados repartidos por diferentes facultades y departamentos, implementar un nuevo software educativo en toda la universidad puede ser una tarea abrumadora. Por suerte, VLDOC no solo es fácil de usar, sino que además ofrecemos soporte ilimitado para ayudar a que los empleados de toda la universidad lo adopten.

• Ofrecemos asistencia para la implementación de la plataforma, sesiones de formación personalizadas y resolución de problemas de la plataforma sin coste adicional.
• Aproveche nuestro equipo para importar contratos existentes o integrar VLDOC con otras herramientas o plataformas.